Küçük İşletmede Stok Takibi Nasıl Yapılır?

Küçük işletmede stok takibi çoğu zaman ya hiç yapılmaz ya da ayda bir yapılan sayımdan ibarettir. İkisinin de sonucu aynıdır: rafta ne kaldığını bilmemek. Sipariş kararları göz kararına kalır, hızlı satan ürün biter, yavaş satan ürün elde kalır.

Stok satışla düşmeli, sayımla değil

İşleyen bir stok düzeninin tek şartı vardır: her satış stoktan otomatik düşmelidir. Satışı kaydedip stoğu ayrıca güncellemek zorunda kalıyorsanız o iş bir süre sonra yapılmaz. Kayıt tek işlemde tamamlanmalı — satış girildiğinde miktar kendiliğinden azalmalı.

Aynı şey giriş için de geçerlidir: tedarikçiden mal geldiğinde alış kaydı hem borcu yazmalı hem stoğu artırmalıdır. İki ayrı yere kayıt tutulan sistemler kısa sürede tutarsız hale gelir.

Doğru birimi seçmek

Stok hatalarının önemli kısmı yanlış birimden çıkar. Ürün nasıl satılıyorsa öyle tanımlanmalıdır:

• Adet — paketli ürünler, kutu, şişe
• Kilo / gram — kasap, manav, kuruyemişçi, tavukçu
• Metre — kablo, hortum, kumaş
• Koli — toptan çıkışlarda

Aynı ürünü hem koliyle hem adetle satıyorsanız, hangi birimin esas alınacağına baştan karar verin. Karışık tutulan birimler sayımda en çok zaman kaybettiren konudur.

Kritik seviye: sipariş kararını sizden almak

Her ürüne bir alt sınır tanımlanır; stok o seviyeye indiğinde sistem uyarır. Bunun faydası hatırlatma değil, kararı sistematik hale getirmesidir. "Şu üründen az kalmıştı galiba" cümlesi yerine, uyarı listesine bakıp sipariş verirsiniz.

Sınırı belirlerken iki şeye bakın: o ürün haftada ne kadar satıyor ve tedarikçiden gelmesi kaç gün sürüyor. Haftada 20 adet satan ve üç günde gelen bir üründe alt sınır 10 civarı mantıklıdır.

Fire ve zayiat kayda girmeli

Bozulan, kırılan, çalınan ya da numune verilen ürün stoktan düşmezse kayıt gerçeği yansıtmaz. Taze ürün satan işletmelerde (manav, kasap, tavukçu) bu kalem küçümsenmeyecek boyuttadır. Fireyi kaydetmek iki işe yarar: eldeki miktar doğru kalır ve dönem sonunda gerçekte ne kadar zarar ettiğinizi görürsünüz.

Sayım ne zaman gerekir?

Otomatik düşüm çalışıyorsa sürekli sayıma gerek kalmaz. Sayım şu üç durumda yapılır:

• Sisteme ilk geçişte — başlangıç miktarını belirlemek için
• Yılda bir veya iki kez — kayıt ile gerçeğin ne kadar ayrıştığını görmek için
• Belirli bir üründe tutarsızlık fark edildiğinde — o ürüne özel

Tüm depoyu her ay saymak küçük işletmede sürdürülebilir değildir ve gerekmez. Kayıt düzgün tutuluyorsa yıllık sayımdaki fark küçük olur; fark büyükse sorun sayımda değil, kayıt alışkanlığındadır.

Nereden başlamalı

Tüm ürünleri tanımlamaya çalışmak, stok takibine başlamanın en yaygın engelidir. En çok satan yirmi otuz ürünle başlayın; bunlar cironuzun büyük kısmını oluşturur. Kalanları satış anında ekleyerek zamanla tamamlarsınız.

Stok takip programı sayfasında otomatik düşüm, kritik seviye ve birim tanımlarının nasıl çalıştığını görebilirsiniz.